Sådan får du et uproduktivt møde tilbage på sporet

Du sidder i et møde, hvor I ikke kommer nogen vegne. I har diskuteret det samme emne i flere timer, men er ikke i stand til at nå til enighed. Den dårlige stemning begynder så småt at brede sig i rummet, og I er nødt til at nå frem til en beslutning. Hvad gør du?

Selvom det virker unaturligt for dig, så kan det være en god idé at tage en pause fra mødet. Men hvordan bruger du ”Disengaging” effektivt, så at du og dine kolleger kan vende tilbage til emnet med fornyet energi og et frisk syn på tingene, og så at ingen føler, at du prøver at undgå dem?

Her er 4 tips til, hvordan du får et uproduktivt møde tilbage på sporet:

1. Udskyd mødet

Det kan være svært at nå til enighed, hvis den nødvendige information ikke er tilgængelig, eller alle de berørte personer ikke er til stede. Disse er således elementer, der kan være med til at kaste lys over situationen, og gøre det muligt for jer at nå frem til den rette beslutning.

Du kan foreslå en udsættelse af det uproduktive møde ved, at bruge ”Persuading”, som består af et forslag sammen med et par begrundelser for dit forslag. Eksempelvis: ”Jeg foreslår, at vi fortsætter mødet i næste uge, hvor Lars også har mulighed for at deltage. Eftersom vi overvejer, om Lars skal stå for projektet, synes jeg, at vi skal involvere ham i samtalen”.

2. Giv og modtag feedback

Misforståelser og misfortolkninger er for det meste grunden til konflikter. Følgende er en god taktik til at få en bedre forståelse af, hvad andre føler og udforske deres tanker og bekymringer.

Hertil kan du bruge ”Bridging”. Det inkluderer at stille åbne spørgsmål og benytte aktiv lytning for at afdække årsagen til problemet og underliggende udfordringer. Du kan eksempelvis sige: ”Jeg er ikke helt sikker på dette projekt, og hvor det ender. Hvad tænker du?”

3. Skift fokus

Nogen gange kan det være effektivt at fjerne fokus fra emnet og tale om noget andet. På den måde kan du få et nyt perspektiv på tingene. Hertil kan du bruge ”Asserting”. Dette indebærer ”Evaluating”, ”Stating Expectations” og ”Using Incentives and Pressures”.

Du kan eksempelvis sige: ”Jeg bryder mig ikke om, at vi har arbejdet på det samme emne i snart 3 timer uden fremgang. Jeg synes, at vi skal gå videre til næste det punkt på listen, så giver jeg kaffe”.

4. Tag en pause

En pause, hvor alle rejser sig og laver noget andet for en stund, kan hjælpe til at genvinde fokus. Det er også en god taktik at bruge, hvis der er en dårlig stemning i rummet. At man fysisk bevæger sig væk fra en følelsesladet situation kan hjælpe med til, at alle falder lidt ned. En kort pause er alt, hvad du har brug for til at samle tankerne og strække kroppen.

Den største forskel på at tage en pause og udsætte mødet er, at en pause kun skal vare 10 til 15 minutter, hvorefter I vender tilbage til mødet. En udsættelse medfører, at mødet tages op igen på et endnu senere tidspunkt.

Du kan bruge ”Disengaging” til at foreslå en pause via ”Attracting” og herunder ”Finding Common Ground” og ”Sharing Visions”. Eksempelvis: ”Vi har alle arbejdet virkelig hårdt i dag. Lad os tage en kort pause hvor vi går ud og får lidt frisk luft. Så kan vi samles igen med fornyet energi og mod på at få afsluttet mødet tidligt”.

Igen, når du bruger ”Disengaging” er målet at håndtere spændingerne i rummet og skabe et positivt miljø til at genoptage samtalen. Hvis du har planer om at bruge ”Disengaging” er det vigtigt, at du får kommunikeret tydeligt, at I skal fortsætte samtalen senere. Ellers bliver det i ”Avoiding” i stedet, hvor du giver andre en følelse af, at de bliver efterladt med det hele selv, hvilket i sidste ende kan skade relationen.