Det er en af de mere udfordrende situationer, man kan stå i på en arbejdsplads: At skulle trække en kollega til side, der udviser uhensigtsmæssig adfærd. Måske bliver aftaler ikke overholdt, eller også bliver der lavet jokes, som går over stregen. Det kan påvirke stemningen på holdet – og gøre det sværere for dig at trives i hverdagen.
Så hvad gør man, når det er tid til at tage det op? Og hvordan griber man det an på en ordentlig og respektfuld måde?
Uhensigtsmæssig adfærd – hvad dækker det over?
Det kan være småting, der sker dagligt – en kollega, der ikke overholder aftaler, kommer for sent til møder, eller ikke leverer til tiden. Men det kan også handle om adfærd som at afbryde andre, upassende kommentarer, hviske under samtaler eller lave bemærkninger, der ikke hører hjemme på arbejdspladsen.
Hvis adfærden gentager sig, kan det være nødvendigt at sige fra. Vores trænere anbefaler, at man gør det på en klar og konkret måde. Her kan du læse, hvordan du kan gribe det an.
Vær konkret i din feedback
Det er let at sige ting som: “Du er altid så useriøs” eller “Du tager aldrig noget alvorligt”. Men inden du tager samtalen, så brug et øjeblik på at finde ud af, hvad det helt præcist er, der generer dig. Hvilken handling eller adfærd virker uprofessionel? Hvad får dig til at tænke, at vedkommende ikke tager tingene alvorligt?
I stedet for at sige: “Du laver altid ballade i møderne”, kan du f.eks. sige: “Jeg har lagt mærke til, at du tit griner eller hvisker til andre, mens nogen taler.” Det gør det lettere at forstå, hvad problemet handler om – og mere sandsynligt, at din kollega faktisk lytter.
Pas også på med ord som “altid”, “aldrig”, “rigtigt” og “forkert” – de kan få samtalen til at føles som et angreb, hvilket gør det sværere for den anden at tage imod dit budskab.
Beskriv, hvad du ser
Det hjælper at være helt konkret. Når du beskriver en konkret situation, bliver det tydeligere, hvad det handler om. Mange opdager ikke selv, hvordan deres adfærd opleves – så eksempler er vigtige.
Hvis en kollega f.eks. ofte laver upassende kommentarer, så undgå at sige: “Du kommer altid med uprofessionelle bemærkninger.” Prøv i stedet: “I går, da vi var til møde, lavede du en joke om [X], og det gjorde mig utilpas.”
Inden du tager samtalen, kan det være en god idé at notere et par konkrete episoder. Det gør din feedback tydeligere – og giver et billede af, hvordan adfærden påvirker dig.
Ved at fokusere på konkrete situationer undgår du også at bruge generaliserende udtryk som “altid” eller “aldrig”, som kan få folk til at gå i forsvarsposition i stedet for at være åbne for forandring.
Forklar, hvordan det påvirker dig
Hvis nogen jævnligt kommer for sent til møder og forstyrrer rytmen, så sig, hvordan det rammer dig. I stedet for at gætte på årsagen eller tolke intentioner, kan du sige:
“Jeg har lagt mærke til, at du er kommet for sent nogle gange, og det gør det sværere for mig at holde fokus i mødet.”
Det fjerner fokus fra skyld og handler i stedet om den konkrete konsekvens. Spørg også, om der ligger noget bag – måske er der en god grund til, at det sker. Prøv så vidt muligt at være nysgerrig i stedet for at dømme.
Tag samtalen i enrum
Det bedste er at tage samtalen direkte med kollegaen – og alene. Det skaber ro, og det giver den anden mulighed for at lytte uden at føle sig udstillet. Undlad at involvere resten af teamet, hverken under eller efter samtalen.
Bemærkninger som “vi andre synes også…” kan hurtigt give indtryk af, at sagen er talt igennem bag ryggen – eller at hele teamet har noget imod vedkommende. Det risikerer at gøre situationen mere konfliktfyldt.
Når samtalen foregår mellem jer to, er der større chance for, at budskabet bliver taget ind.
Hvad så bagefter?
Når du har givet feedback, så vær også tydelig om, hvad du gerne vil have ændret. Hvis det er svært at finde ordene, kan du hente inspiration i vores tips om assertion i samarbejde.
Sørg også for at give plads til, at kollegaen kan reagere. Måske er der en forklaring, du ikke kender. Måske kan I finde en ny måde at håndtere situationen på fremover. Og husk selv at lytte.
Hvad hvis reaktionen er afvisende? Hvis du får svaret: “Sådan er jeg bare,” kan det være tegn på grundlæggende forskellige syn på adfærd. Men du kan stadig forsøge at finde fælles spilleregler – f.eks. at undlade bestemte typer af jokes i teammøder. Det er vigtigt at stå fast, også selvom den anden ikke er enig. Du har ret til at sige, at adfærden ikke er ok for dig.
Er du leder og skal give feedback?
Så husk, at du også repræsenterer en rolle, der kan gøre samtalen mere intens. Den, du taler med, ser dig måske først og fremmest som autoritet – og kan være nervøs for, hvad du vil sige.
Det ændrer dog ikke på, at det i bund og grund stadig er en samtale mellem to mennesker. Jo mere tydelig og respektfuld du er, jo bedre er chancerne for, at det fører til reel forandring.
